Мар152012

5-subject-line
Сите ние користиме различни начини за комуникација онлајн. Тука се месинџери, скајп, твитер, фејсбук... и нормално имејл комуникацијата која опстојува до ден денес, посебно за комуникација на повисоко ниво, или во нашиот случај со клиенти. Едноставно ниту еден бизнис денес не функционира без имејл, па така и фриленсирањето. Иако е најстара форма после појавувањето на интерентот сепак и денес луѓето често грешат, и пристапуваат или премногу сериозно, или ја сфаќаат како четот на фејсбук.
Клиентите, посебно ако се странски, за вас прво дознаваат и си прават слика преку имејл изразот. Со тоа ја градите вашата репутација како професионален фриленсер. Затоа е многу важно како ќе се поставите, нема строги правила, но еве неколку совети, иако повеќето ги знаете но никогаш не е на одмет да повториме. Во прилог 6 кратки совети за имејл етика.

1.Имејл без наслов

Почетничка грешка која може многу да ве чини и да не стигне мејлот до клиентот заради посебен филтер или блокирање на имејлови без subject. Порака без наслов е исто како и пост без наслов, читателите т.е. клиентот не знае зошто се работи, плус ако во сето тоа имате еден куп атачменти. Кога веќе решивме дека е задолжително, добро бирајте ги зборовите, бидејќи преку тоа клиентот добива прва претстава за пораката, и веднаш може да ја категоризира како важна или не. Кратко и јасно со само неколку збора, а не цела реченица, и во никој случај линк во самиот subject. Ова посебно се случува сега кога многу често праќаме мејлови од смартфони и од брзање забораваме.

10-respond-need

2. Атачмент правила

Во најголем број случаеви вие закачувате документи, дизајни и сл. во самиот имејл. Непишано правило е доколку е и само еден фајл да се компресира односно зипува и прати. Не само што ќе ја намалите големината туку и ќе избегнете пораката да биде означена како спам. Доколку сте работеле на поголем проект, да речеме целосно ребрендирање,  најдобро е да ги групирате барем на два-три пати. Со тоа сте му помогнале на клиентот, наместо тој да симнува па креира посебни фолдери, на овој начин вие сте ја завршиле работата за него. И за крај, доколку фајловите ви се над 100-200 мега па до неколку гигабајти, единствен начин е да ги закачите онлајн. Најпрофесионално од ваша страна е доколку имате сопствен фтп сервер и давате корисничко име и пасворд на клиентот за во секое време да ги има фајловите од оние фолдери каде што сте дале пристап. Денес бројот на онлајн сервиси кои нудат ваква услуга, бесплатно или со минимална надокнада е огромен. Јас ќе спомнам само еден кој најчесто го користам, а сигурен сум и вие, а тоа е Dropbox. Не само што споделувате фолдери и фајлови, и вие цело време од секаде имате пристап до потребните фајлови.

3. Не оставајте клиентот да чека

Од старт дајте му до знаење на секој клиент дека обично одговарате на  имејлови во рок од 24 или 48 часа. Се што е повеќе од ова може да остави лош впечаток кај клиентот. Дури и одговор дека ќе му одговорите или испратите до одреден рок е доволно, само да не го оставите клиентот да чека. Ако сте ветиле дека до одреден датум ќе му пратите на имејл, и поради оправдани причини не сте можеле, бидете искрен и објаснете. Ако сте на одмор, и ако имате сетирано автоматски одговор, сепак дајте до знаење дека сте ја прочитале пораката, посебно ако се работи за нешто итно.

12-reply-all

4.Граматика и правопис

Најчести грешки кои важат и за локална комуникација, а посебно ако пишувате на јазик кој не ви е мајчин. Пишување со CAPS LOCK, цели реченици без точки и само со мали букви, да не спомнувам пишување на името на клиентот со мала буква или погрешно напишано. Ако сакате да потенцирате неколку точки, реченици, не значи дека мора да користите еден куп бои, и секое можно форматирање на текст. Доволно е само една боја или болд и ништо повеќе.
Понатаму тонот на изразување и користење на учтиви зборови, без разлика дали пишувате со директор на компанија или некој помал од вас. Токму од содржината и вокабуларот клиентот препознава колку сте професионалец, и дека не сте само некој што праќа дизајни туку дека посветува потребно време и на самата комуникација. Дури после неколку успешни проекти и само доколку и клиентот така ви се обраќа може и вие да го спуштите нивото, но во никој случај да пишувате исто како со пријател на скајп или фејсбук.

5. Потпис

Како фриленсер потписот е задолжителен. Наместо стандардно Поздрав, Best Regards и слично, потрудете се да имате потпис со доволно информации и линкови доколку клиентот сака побрзо да ве контактира, или линкови со портфолио доколку сака да ве препорача на други. Просторот искористете го за ваша мини реклама, но не претерувајте, тоа не е место за ваши дизајни. Доволно е лого и неколку линкови, со фонт секогаш помал и понезабележителен од оној во пораката.

317782969_513e089227_o

6. Проверка, проверка, проверка

За крај, пред да го испратите имејлот задолжително проверете го и прочитајте го уште еднаш. Дали вокабуларот клиентот може да го разбере, дали сте доволно јасен со некои поими. Пак ќе напоменам, посебно ако пишувате на туѓ јазик. Ако има потреба користете и речник. Дали сите атачменти ви се закачено во имејлот. Токму во моменти на брзање, може да се згреши, па сте кликнале reply to all, па во комуникацијата да вклучите и луѓе не требало или познати како CC или листи со BCC. Секогаш на крај убаво проверете пред да кликнете send. И да, сите сме луѓе и грешки се прават, но бидете културни и во наредниот извинете се.

Слободно споделете, препратете посебно до оние што прават некои од наведените грешки, а и слободно во коментарите подолу пишете случаи од ваше искуство со добивање мејлови.

коментари (2)add comment

ленка said:

0
...
Супер ти се советите! Можам само да дополнам (како клиент) дека многу хаотично е кога дизајнерот ми праќа нов мејл за некој дизајн за кој изработил корекции. Значи reply на истиот мејл за ист дизајн (флаер, банер, етикета било што) исклучиво на едно место! Ова ми помага при прегледување секогаш. И дополнително; имињата што дизајнерите ги ставаат на фајловите најчесто не ги менувам, ни јас ни колегите. Значи, круната FINAL не се става туку така после втора корекција smilies/smiley.gif, а не дај боже да го прати некој на принт по грешка. За крај - ужасни сте smilies/smiley.gif)))
март 15, 2012

Даниел said:

0
...
Одлично надополнение, да прочитаме и ние дизајнерите од аспект на клиент smilies/smiley.gif Инаку за именување на фајлови имам мои правила (ќе споделам во нареден пост) final, najfinal, naјfinal5... и слични никако. Слободно пиши и на дизајнерот и прати му ја статијава smilies/smiley.gif
март 15, 2012

Пратете коментар
намали | зголеми

busy

Copyright 2016. Сите права задржани, дозволено преземање материјали под одредени услови Creative Commons